Privacyverklaring

1. Wie we zijn

pipos (www.pipos.be) is een dienst van OC Soft BV, Oud Arenberg 46A, 9130 Kieldrecht, ondernemingsnummer BE 0675.991.713 (hierna “pipos”, “wij”). Wij zijn verwerkingsverantwoordelijke voor de persoonsgegevens die in deze verklaring staan.

Voor elke vraag over privacy of om je rechten uit te oefenen: dpo@pipos.be. We antwoorden binnen één maand.

pipos richt zich op accountants, boekhoudkantoren en ondernemers. De meeste gegevens die we verwerken zijn bedrijfsgegevens. Gaat het om een natuurlijke persoon, zoals een contactpersoon, een eenmanszaak of een bezoeker van de site, dan valt dat onder deze verklaring.

2. Welke gegevens we verwerken en waarom

Gegevens uit de KBO. pipos gebruikt de publieke KBO Open Data van de FOD Economie. Voor een eenmanszaak kunnen daar gegevens van een natuurlijke persoon in staan, zoals naam en adres. We gebruiken die enkel om de controles en statistieken op pipos.be te maken, op basis van ons gerechtvaardigd belang. Je kan daartegen bezwaar maken via dpo@pipos.be.

We verkopen geen persoonsgegevens en gebruiken ze niet voor geautomatiseerde besluiten met rechtsgevolgen voor jou. Het rapport meldt wat de KBO-data tonen; de beoordeling blijft bij de gebruiker.

3. KBO-rapport aanvragen en naar je boekhouder sturen

Met de knop “Download PDF-rapport” bij de gratis check vraag je een KBO-rapport van één onderneming aan. Je krijgt het als download en per e-mail, en je kan het ook naar je boekhouder laten sturen. Daarvoor verwerken we:

• van de aanvrager: e-mailadres en IP-adres;
• van de boekhouder: e-mailadres, als je dat invult;
• over de onderneming: het ondernemingsnummer, de naam en het rapport zoals het op dat moment was.

We gebruiken die gegevens om het rapport te maken, het per e-mail te versturen en het 30 dagen online beschikbaar te houden via een persoonlijke link. In de mail aan de boekhouder staat je e-mailadres, zodat die weet van wie het rapport komt en jou kan antwoorden. Je kan geen eigen tekst toevoegen.

We zien of de mail is verstuurd en of de link in de mail aan de boekhouder is geopend; we gebruiken daarvoor geen trackingpixel. Heeft het rapport een aandachtspunt en is dat na 14 dagen niet opgelost, dan krijg je één herinnering. Is het opgelost in de KBO, dan krijg je een bericht.

Het kantoor van de boekhouder bewaren we als zakelijk contact. We kunnen het kantoor daarna over pipos contacteren. Elke mail bevat een afmeldlink. Wie zich afmeldt of wiens adres niet bestaat, zetten we op een blokkeerlijst: dat adres krijgt nooit meer mail van pipos, ook niet via een andere ondernemer. Vul je zo’n adres in, dan sturen we niets naar je boekhouder; je krijgt het rapport zelf en kan het doorsturen.

Het IP-adres van de aanvrager bewaren we om misbruik te voorkomen, bijvoorbeeld spam naar willekeurige adressen. Er geldt een dagelijkse limiet per IP-adres, en elk e-mailadres krijgt hoogstens 3 rapporten per dag van pipos.

Rechtsgrond: gerechtvaardigd belang, namelijk het versturen van wat de aanvrager vraagt, het beveiligen van de functie en zakelijke prospectie bij boekhoudkantoren. Vul enkel het adres in van je eigen boekhouder.

4. Met wie we gegevens delen

We werken met deze dienstverleners. Ze verwerken gegevens enkel in onze opdracht, behalve waar anders vermeld.

We geven gegevens ook door als de wet dat verplicht, bijvoorbeeld aan de fiscus.

Buiten de EER. De databank van Supabase staat in de EU. Bij Vercel, Cloudflare en de ondersteuning door Supabase kunnen gegevens in de Verenigde Staten terechtkomen. Dat gebeurt enkel met de waarborgen van de AVG: het EU-VS-gegevensbeschermingskader (Data Privacy Framework) of de modelcontractbepalingen van de Europese Commissie.

5. Hoelang we gegevens bewaren

Na die termijn verwijderen of anonimiseren we de gegevens. Ook na het verwijderen van je account houden we de facturen bij, omdat de wet dat verplicht.

6. Je rechten

Je kan ons altijd vragen om:

• je gegevens in te zien en een kopie te krijgen;
• onjuiste gegevens te verbeteren;
• je gegevens te wissen, tenzij we ze wettelijk moeten bewaren (zoals facturen);
• de verwerking te beperken;
• je gegevens over te dragen in een gangbaar formaat;
• bezwaar te maken tegen een verwerking op basis van gerechtvaardigd belang. Tegen zakelijke prospectie kan je altijd bezwaar maken, ook via de afmeldlink in elke mail.

Stuur je vraag naar dpo@pipos.be. We kunnen je vragen je identiteit aan te tonen.

Ben je niet tevreden over hoe we met je gegevens omgaan? Dan kan je een klacht indienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit, Drukpersstraat 35, 1000 Brussel, www.gegevensbeschermingsautoriteit.be.

7. Beveiliging

We beveiligen gegevens met versleutelde verbindingen (HTTPS), versleutelde wachtwoorden en beperkte toegang tot de databank. Enkel wie het nodig heeft voor de dienst, heeft toegang.

8. Wijzigingen

We kunnen deze verklaring aanpassen. De datum bovenaan toont de laatste versie. Bij belangrijke wijzigingen verwittigen we klanten met een account per e-mail.