Verwerkersovereenkomst

Versie van 17 oktober 2026

1. Partijen en toepassing

1.1 Deze overeenkomst is gesloten tussen:

de klant die op www.pipos.be een controle bestelt (verwerkingsverantwoordelijke), en
OC Soft BV, Oud Arenberg 46A, 9130 Kieldrecht, BE 0675.991.713, handelend onder de naam pipos (verwerker).

1.2 Ze maakt deel uit van de algemene voorwaarden van pipos en geldt vanaf de eerste bestelling, zonder aparte handtekening. Bij tegenstrijdigheid over de verwerking van persoonsgegevens gaat deze overeenkomst voor.

1.3 Ze geldt enkel voor de persoonsgegevens die pipos in opdracht van de klant verwerkt bij de controle van een lijst met ondernemingsnummers. Gegevens die pipos als verwerkingsverantwoordelijke verwerkt, zoals bestel-, account- en factuurgegevens, vallen onder de privacyverklaring.

1.4 Begrippen als persoonsgegevens, verwerking, verwerker, subverwerker en inbreuk in verband met persoonsgegevens hebben de betekenis uit de AVG (Verordening (EU) 2016/679).

2. Wat pipos verwerkt

Onderdeel	Inhoud
Doel	De lijst controleren aan de hand van de KBO Open Data en het rapport en de Excel-export leveren
Gegevens	Ondernemingsnummers; voor eenmanszaken zijn die te koppelen aan een natuurlijke persoon. Het geüploade bestand zelf wordt niet bewaard.
Betrokkenen	Klanten van de klant, voor zover het natuurlijke personen zijn (vooral eenmanszaken)
Bijzondere gegevens	Geen
Duur	Niet bestelde controle: 24 uur. Bestelde controle: 3 maanden na de bestelling. Daarna worden de nummers en resultaten verwijderd.
Locatie	Databank in de EU

3. Verplichtingen van pipos

3.1 Instructies. pipos verwerkt de gegevens enkel volgens de instructies van de klant. Het starten en bestellen van een controle geldt als die instructie. pipos gebruikt de gegevens niet voor eigen doeleinden. Vindt pipos een instructie in strijd met de AVG, dan meldt het dat aan de klant.

3.2 Vertrouwelijkheid. Enkel wie het nodig heeft voor de dienst, heeft toegang tot de gegevens en is tot geheimhouding verplicht.

3.3 Beveiliging. pipos neemt passende technische en organisatorische maatregelen, waaronder:

versleutelde verbindingen (HTTPS) en versleutelde opslag bij de hostingpartners;
toegang tot een controle enkel via het account of de browsersessie van de klant;
beperkte en beveiligde beheertoegang tot de databank;
het niet bewaren van geüploade bestanden en het automatisch verwijderen na de bewaartermijn;
bescherming tegen misbruik, zoals limieten per IP-adres en botdetectie.

3.4 Datalekken. pipos meldt een inbreuk in verband met de gegevens van de klant zonder onredelijke vertraging en uiterlijk binnen 48 uur na ontdekking, met de informatie die de klant nodig heeft voor een eventuele melding aan de Gegevensbeschermingsautoriteit.

3.5 Bijstand. pipos helpt de klant, binnen redelijke grenzen, bij verzoeken van betrokkenen en bij een gegevensbeschermingseffectbeoordeling, voor zover het om deze verwerking gaat. Krijgt pipos zelf een verzoek van een betrokkene over deze gegevens, dan verwijst het die door naar de klant.

4. Subverwerkers

4.1 De klant geeft algemene toestemming voor de inzet van deze subverwerkers:

Subverwerker	Rol	Locatie gegevens
Supabase	Databank	EU
Vercel	Hosting van de applicatie	Verwerking kan buiten de EER gebeuren

4.2 pipos legt elke subverwerker dezelfde verplichtingen op als in deze overeenkomst en blijft tegenover de klant verantwoordelijk voor hen.

4.3 pipos meldt een nieuwe of andere subverwerker vooraf, via een aanpassing van deze overeenkomst op de site en per e-mail aan klanten met een account. De klant kan binnen 14 dagen met redenen bezwaar maken. Lukt geen oplossing, dan kan de klant stoppen met het gebruik van pipos.

4.4 Gegevens gaan enkel naar een land buiten de EER met de waarborgen uit hoofdstuk V van de AVG, zoals het EU-VS-gegevensbeschermingskader of de modelcontractbepalingen van de Europese Commissie.

5. Einde, controle en aansprakelijkheid

5.1 Einde. Na de bewaartermijn uit artikel 2 verwijdert pipos de gegevens automatisch. De klant kan ze tijdens die termijn zelf downloaden via de Excel-export. Op verzoek verwijdert pipos ze eerder. Gegevens die pipos wettelijk moet bewaren, zoals facturen, blijven bewaard.

5.2 Controle. pipos geeft de klant op verzoek de informatie die nodig is om aan te tonen dat het deze overeenkomst naleeft. Een audit ter plaatse is mogelijk na een schriftelijke aanvraag minstens 30 dagen vooraf, ten hoogste één keer per jaar, tijdens kantooruren en op kosten van de klant. Een audit mag geen inzage geven in gegevens van andere klanten.

5.3 Aansprakelijkheid. De beperkingen uit artikel 5 van de algemene voorwaarden gelden ook voor deze overeenkomst, voor zover de AVG dat toelaat.

5.4 Recht en rechtbank. Belgisch recht is van toepassing. Geschillen behoren tot de bevoegdheid van de ondernemingsrechtbank Gent, afdeling Gent.